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E-Mail Tipps, gelesen bei http://geropresser.blogspot.com/

by Carsten Kreilaus. Average Reading Time: about 4 minutes.

Ich habe diesen Artikel im Block von Dr. Gero Presser gefunden und dies spiegelt genau meine Meinung wieder. Tolles Medium, leider oft falsch genutzt.
Daher hier die Wiedergabe, wie im o.g. Block veröffentlicht. Ich kann dies nur unterstützen …

E-Mail sind ein wundervolles Medium und nach wie vor einer der am Häufigsten genutzten Dienste des Internets. Dennoch – oder gerade daher – trifft man immer wieder auf merkwürdige Auswüchse im Umgang mit E-Mails, auf Missverständnisse und vermeidbare Probleme.

Um hier ein wenig entgegen zu wirken, habe ich mal damit begonnen, einfache Verhaltensregeln und Tipps im Zusammenhang mit der Nutzung von E-Mails zu sammeln.

Das ist natürlich alles andere als vollständig, keine Frage. Aber es würde mich freuen, wenn der eine oder andere noch eine Anregung daraus bezieht – und vielleicht sogar noch ein paar weitere Anregungen hinterlässt, so dass die Liste weiter ausgebaut werden kann.

Klarer Betreff
Viele Menschen organisieren Tätigkeiten mit Hilfe von Ordnern, zum Beispiel in Form eines Ordners mit offenen Aufgaben. Nicht nur bei dieser Anwendung ist es wichtig, dass man auf einen Blick ausgehend von dem Betreff erkennt, worum es geht.

Ein Adressat oder klare Handlungsanweisungen
Wer kennt sie nicht, die Mail an 5 Adressaten mit dem Hinweis, „und vielleicht könnte mal jemand xxx raussuchen“. Die Konsequenz ist fast immer, dass niemand reagiert oder redundante Arbeit geschieht, da mehrere Reaktionen erfolgen.

Insofern: Ist eine E-Mail mit einer Aufgabe versehen, gilt als Standardannahme, dass jeder Adressat diese Aufgabe erledigen muss. Ist dem nicht so, muss dies kenntlich gemacht werden.

Eine E-Mail pro Gedanke / Aufgabe
Gerade komplexere Gedanken und Aufgaben sollten auch auf mehrere E-Mails verteilt werden. Dies hilft den Betroffenen bei der Organisation der Tätigkeiten, die dann gedanklich an die E-Mail geknüpft werden können.

Auch hilft es, den korrekten Adressatenkreis pro Mail separat festzulegen. Denn natürlich ist nichts so ineffizient wie eine Mail mit vier Gedanken an die Vereinigung der Adressaten der vier Gedanken.

Bewusste Adressatenauswahl
Häufig scheinen E-Mails als Nachweis von Fleiß oder Aktionismus missbraucht werden indem bereitwillig der Adressatenkreis ausgedehnt wird. Auch umgekehrt neigen Führungskräfte gelegentlich dazu, möglichst viele an ihren Gedanken teilhaben zu lassen, auch wenn der Nutzen nicht erkenntlich ist.

Im Sinne eines effektiven Ressourceneinsatzes sollte der Verteilerkreis gut überdacht sein, weniger ist häufig mehr.

Keine Politik
Teilt man seinem Kollegen mit, er müsse doch noch die überfällige Aufgabe „x“ erledigen, bekommt dies per E-Mail natürlich gleich ein vollkommen anderes Gewicht, wenn man noch die eine oder andere Führungskraft mit in den Verteiler aufnimmt.

Das kann zu Lawinen der Rechtfertigungen führen – und natürlich zu einem entsprechend gigantischen Maß der Ressourcenverschwendung. Hier obliegt es dann wohl der Führungskraft, schnell zu intervenieren.

Keine versteckte Politik
Schlimmer noch ist natürlich die Verwendung von Blindkopien / BCCs. Am Einfachsten ist wohl, dies kategorisch zu verbieten.

Prägnanz
„Bitte entschuldigen Sie den langen Brief, ich hatte keine Zeit, einen kurzen zu schreiben“ wußte schon Pascal und auch Goethe hat es ähnlich formuliert.

Gerade wenn E-Mails viele Personen erreichen, ist es aber schlicht effektiver, wenn sich der Absender die Mühe macht, Prägnanz in das Schreiben zu bekommen – nicht jeder Leser.

E-Mails sind toll für Fakten!
Hingegen gibt es viele wundervolle Aspekte des menschlichen Lebens, für die E-Mails häufig nicht das richtige Medium sind. Wenn Gefühle erweckt werden könnten, kontroverse Diskussionen geführt werden, schwierigen Entscheidungen vorbereitet oder komplexe Fragestellungen besprochen werden müssen ist eines sicher: E-Mails maximieren den Aufwand und die Gefahr von Missverständnissen sowie Eskalationen bis hin zur persönlichen Anfeindung.

Es ist gelegentlich hilfreich, sich auch die Möglichkeit anderer Kommunikationsformen ins Gedächtnis zu rufen. Einfach mal anrufen oder über den Flur zum Kollegen ins Büro gehen…

Verständlich antworten / zitieren
Wirft eine Mail unterschiedliche Fragen auf, kann man auf diese sehr gut verständlich antworten indem man die jeweiligen Fragen zitiert und dann die eigene Antwort ergänzt.

Nicht selten passiert es aber, dass Antworten komplett im Zitat untergehen oder dass eine E-Mail zu 98% aus sich zitierenden Zitaten besteht, und der eigentliche Inhalt untergeht. Machen Sie es dem Leser doch so einfach wie möglich, er wird es Ihnen danken!

Denken Sie mit!
Was das heißen soll? Wenn Ihnen „A“ einen nicht als öffentlich markierten Gedanken schickt, ist es möglicherweise unangemessen, die Antwort gleich vorsorglich noch mit an „B“ zu schicken, da Sie dem ganzen einen weiteren Gedanken hinzufügen, der „B“ interessieren könnte.

Wollte „A“ wirklich, dass seine Nachricht an „B“ geht?

Dringende Aufgaben nicht (nur) per E-Mail
Nicht jeder liest immer E-Mails oder hat die Möglichkeit dazu. Wichtige Aufgaben oder Verabredungen sollten besser über einen bestätigten Kanal (z. B. Telefon) übermittelt werden. Das verhindert unnötigen Zeitverlust und gibt allen Parteien mehr Sicherheit.
(Danke @sascha_steiger)

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3 comments on ‘E-Mail Tipps, gelesen bei http://geropresser.blogspot.com/’

  1. Carsten sagt:

    Machen wir uns nichts vor: E-Mail ist eine Brückentechnologie. Für viele Zwecke gibt es schon jetzt geeignetere Mittel, via Spiegel Online: http://www.spiegel.de/netzwelt/netzpolitik/e-mails-nein-danke-a-844952.html

  2. os sagt:

    http://eetiquette.de/

    101 leitlinien für die digitale welt

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